Apprendre à numéroter ses factures

Découvrez les règles de numérotation imposées par le Code de Commerce et le Code Général des Impôts afin de pouvoir émettre des factures correctement.

13 déc. 2018 Conseils - Lecture : min.

Avocats

Pour que vos factures soient correctes et acceptées, elles doivent disposer d’un numéro unique qui se base sur une séquence chronologique continue et sans rupture.

Quelles sont les règles de numérotation des factures ?

Tout d’abord, vous devez absolument choisir une séquence à la fois chronologique et ininterrompue pour éviter tout doublon dans vos factures. En effet, chaque facture doit avoir son propre numéro ce qui garantit l’impossibilité pour l’entreprise d’émettre des factures à posteriori.

Par ailleurs, pour que la numérotation de vos factures soit correcte, il n’y a aucune obligation à commencer par le numéro 1. Ainsi vous pouvez démarrer la numérotation de vos factures par 10 ou encore 100, par exemple.

L’utilisation du préfixe temporel

Il est recommandé de privilégier l’utilisation d’un préfixe temporel pour pouvoir faciliter le classement et l’archivage des factures à savoir :

·       L’année, par exemple « 2018 » puis le numéro de la facture

·       L’année et le mois, par exemple « 2018-06 » puis le numéro de la facture

Evidemment quand la numérotation se réalise sur une période, nous vous conseillons de ne pas repartir à zéro à chaque nouvelle période. Notez également que vous ne pouvez pas noter seulement un préfixe mensuel car le préfixe annuel est également obligatoire.

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L’utilisation du préfixe autre que temporel

La numérotation des factures peut aussi varier selon les conditions d’exercice de votre activité. En effet, celle-ci peut s’appuyer sur différentes séries qui permettent de mettre en place un système propre à chaque série. Les entreprises qui utilisent les séries distinctes pour la numérotation de leurs factures sont souvent celles qui disposent de :

·       Différents sites de facturation

·       Différentes catégories de clients notamment lorsque les règles de facturation ne sont pas les mêmes

·       Plusieurs systèmes d’émission de factures ce qui complique souvent la mise en place d’une série unique.

Les entreprises ont la possibilité de privilégier un système de numérotation propre à chacune de leurs séries. Pour cela, il faut que la numérotation soit :

·       Chronologique et réalisée au fur et à mesure de l’émission des factures

·       Continue

·       Différente en garantissant qu’il n’y aura pas de doublons sur une même année de facturation.

Nos conseils pour numéroter vos factures

Ainsi, vous l’avez compris, pour vous assurer de la conformité du choix de numérotation de vos factures avec la loi, nous vous recommandons avant tout d’utiliser un système de numérotation continue et surtout ininterrompue.

Par ailleurs, nous insistons sur l’importance qu’il n’y ait qu’un numéro unique pour chaque facture. Aucun doublon n’est permis. C’est pourquoi vous devez éviter de repartir à zéro à la fin de chaque année car vous risqueriez de vous perdre.

Enfin, pour assurer la sécurité de votre système de numérotation, pensez à utiliser une application de facturation fiable notamment pour les entreprises dont le volume de factures devient trop important. Il existe également un grand nombre de logiciels pouvant vous être utiles dans l’émission de vos factures car ils vous garantissent la conformité selon la règlementation imposée à la fois en termes de numérotation et des mentions obligatoires à noter sur l’ensemble de vos factures.    

Photos : Unsplash

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