Quelles sont les règles de conservation des factures clients et fournisseurs ?

Chaque entreprise doit absolument se renseigner sur les règles de conservation de factures et de tous autres justificatifs comptables pour pouvoir s’assurer du bon suivi des documents. En effet, d’importantes sanctions sont mises en œuvre lorsque celles-ci ne sont pas respectées.

Le délai de conservation des factures

Les factures et toutes autres pièces justificatives doivent être conservées pendant 6 ans d’après la législation fiscale. Elles sont conservées comme justificatifs de l’exactitude des déclarations fiscales. Le délai de 6 ans est compté à partir de la date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou les registres de la société. Par exemple, vous devez absolument conserver une facture sur une immobilisation amortissable à partir de la fin de la durée du plan d’amortissement.

Comme nous l’indique l’article L123-22 du code de Commerce, il peut y avoir quelques délais de conservation plus longs à savoir pour les factures clients et fournisseurs tout comme les pièces justificatives comptables  à savoir sur 10 ans après la date de clôture de l’exercice.

La conservation des factures clients et fournisseurs

Il faut savoir que la conservation peut se faire sous son format papier comme en format électronique. Etant donné que de nos jours, beaucoup d’entreprises reçoivent certaines factures papier et d’autres sous format électronique, il est alors important de prévoir un processus d’archivage à la fois électronique et papier.

Concernant les entreprises qui ont une activité artisanale ou commerciale importante, l’organisation de l’archivage de ces factures est primordiale. C’est pourquoi nous vous recommandons de mettre en place un processus d’archivage rapidement.

Concernant les termes de la conservation, il faut noter qu’une facture reçue par voie électronique doit être conservée pendant au moins 3 ans sous ce même format. Passés les 3 ans, l’entreprise peut alors décider du format de sa conservation : papier ou électronique.

Néanmoins, dans le cas contraire, les entreprises ont la possibilité de numériser les factures qu’elles reçoivent en format papier afin de les stocker sur un support informatique. Pour pouvoir procéder à la conservation de vos factures papiers sous un format électronique, vous devez respecter les règles exigées par les articles A102-B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales à savoir :

• L’image doit être de qualité car l’entreprise doit pouvoir reproduire la facture à l’identique (image, couleurs et contenu) ;
• Le format de numérisation doit être en PDF ou PDF A/3 avec une signature électronique ou encore un cachet serveur conforme ;
• Le document doit comprendre tout ajout ou remarque annoté sur le document papier ;
• Il est possible de faire appel à un tiers mandaté pour procéder à l’archivage numérique si l’entreprise ne souhaite pas le faire elle-même.

Si l’entreprise ne peut pas respecter les normes de conservation numérisée, elle devra alors conserver les factures en format papier.

Les sanctions en cas de non-respect des règles

Toute entreprise qui ne respecte pas les règles de conservation des factures et des justificatifs comptables risque différentes sanctions notamment :

• Une pénalité de 50% des montants facturés si les factures clients n’ont pas été conservées ;
• Le rejet de déduction de charges et une taxation d’un bénéfice supplémentaire lorsque les factures fournisseurs n’ont pas été conservées ;
• Le rejet de comptabilité qui entraîne une procédure de rectification contradictoire lorsque les documents comptables n’ont pas été conservés.    

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